51nullacht | Agentur für Kreation - Programmierung - Schulung

Wenn im Outlook eine Nachricht in einem extra Fenster geöffnet wird (bspw. durch einen Doppelklick), und man beantwortet die Nachricht oder leitet sie weiter, geht noch ein neues Fenster auf. Ehe man sich versieht sind Unmengen an Fenstern offen und man verliert die Übersicht. Außerdem ist es lästig, nach dem Beantworten einer E-Mail nun auch noch die Originalnachricht zu schließen. Das kann Outlook doch übernehmen.

Über Extras -> Optionen im Reiter Einstellungen die E-Mail-Optionen anklicken. In dem sich öffnenden Fenster den Haken bei Originalnachricht beim Antworten oder Weiterleiten automatisch schließen setzen und zukünftig macht Outlook das.

autoschliessen der Originalnachricht

Standardmäßig gibt es im Outlook keine Möglichkeit alle E-Mails im Postfach anzeigen zu lassen. Notes kann das. Aber man kann sich ja mit einem Trick behelfen: einfach einen Suchordner anlegen, der als Kriterium einzig enthält, dass er alle E-Mails, die an das gewünschte Postfach gesendet werden, enthält.

Schon klappt das.

Praktisch daran: die E-Mails liegen ja nur “virtuell” in diesem Suchordner. Es wird also nur sehr wenig Speicherplatz verbraucht, da keine Redundanz auftritt.

Kürzlich stand ich vor folgendem Problem: Auf dem Rechner einer Schulungsteilnehmerin waren die Buttons der Multifunktionsleise riesig. Der Rest allerdings war “normal”. Nur, warum dann diese riesigen Buttons? Und wie kann man diese wieder loswerden?
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Manchmal sagt ein Balken ja mehr aus als eine Zahl. Und warum immer ein Diagramm für alle Zahlwerte anlegen? Dafür gibt es doch in Excel 2007 die Bedingte Formatierung.

Das Bild oben zeigt eine typische (wenn auch kleine) Tabelle. Natürlich kann man jetzt mal eben schnell ein Diagramm erzeugen und die Werte grafisch ausgeben lassen. Aber braucht man das immer? Eigentlich nicht. Schließlich will ich ja nur einen Überblick über meine Werte bekommen.

Also nutze ich die Möglichkeiten der Bedingten Formatierung in Excel 2007. Zellen D2:D5 markieren, auf der Registerkarte Start den Button Bedingte Formatierung anklicken und die Datenbalken wählen. Fertig. Das Ergebnis: nächstes Bild.

Natürlich kann ich das Ganze jetzt noch verbessern. So könnte zum Beispiel nur das Diagramm angezeigt werden. Dazu im Kontextmenü der Bedingten Formatierung (Regeln verwalten>>Regel bearbeiten) einfach den Haken bei “Nur Balken anzeigen” setzen und schon werden nur die Datenbalken angezeigt.

Mit der Bedingten Formatierung geht natürlich noch wesentlich mehr. Wir werden sicher noch den ein oder anderen Artikel hierzu veröffentlichen. Viel Spaß beim Entdecken.

Cathrin Kahlweit hat mit der Offenbacherin Christa Walliczek über Ihre Erfahrungen als Erzieherin gesprochen. Herausgekommen ist ein kleines, interessantes Interview über die Entwicklung der Kinder, Erziehungsmethoden und Ihre Ansichten von Pokémon und Co. Im Grunde genommen bestätigt sie unsere Beobachtungen. Leider ist es aber auch so dass sich Eltern zu sehr auf die Arbeit der Betreuer und Betreuerinnen innerhalb der Kitas verlassen bzw. die Erziehung und Entwicklung auf diese abschieben.

Im Word gibt es die schöne Funktionen, sich alle Textteile, welche auf einer bestimmten Formatvorlage basieren, markieren zu lassen. Sehr praktisch um in einem Rutsch eine andere Vorlage auszuwählen. Vor Kurzem bekam ich eine E-Mail mit der Frage, wo diese Funktion unter Word 2007 zu finden sei. Hm, eigentlich am gleichen Fleck, dachte ich mir. Eine Überprüfung bestätigte meinen Verdacht. Flugs zurückgeschrieben und das Thema für erledigt gehalten.

Nur, wie so vieles kann man auch diese Funktion abschalten.  Was ich bis dato auch nicht wirklich wusste. In den Word-Optionen (Office-Schaltfläche) unter dem Punkt Erweitert, gibt es gleich oben unter dem Punkt Bearbeitungsoptionen, die Einstellung “Formatierung mitverfolgen. Wird der Haken hier entfernt, fehlt auch die Instanzmarkierungsoption in den Formatvorlagen.

In Excel 2007 gibt es ja eine schöne Erweiterung der Bedingten Formatierung. So gibt es die Möglichkeit Zahlenwerte in einer Zelle mit einem Datenbalken zu versehen. So kann man sich eventuell manches Diagramm sparen.

In Excel 2003 gibt es diese Funktion noch nicht. Trotzdem kann man den Effekt zumindest simulieren. Und das ist nicht mal schwer. Hier hilft die Funktion WIEDERHOLEN(Text;Anzahl).

Für das Argument Text kann beliebiges Element eingesetzt werden. Im Beispiel hab ich ein „I“ eingesetzt. Die Anzahl der Elemente hole ich mir aus der Spalte A. Allerdings teile ich den Wert durch 10, sonst werden die Werte zu groß.

Nicht wie in Excel 2007, aber immerhin.

Da ich gerade von Windows XP auf Windows7 migriere, muss ich ja so ziemlich alles neu installieren. Was prinzipiell ja auch nicht so schlecht ist, da verschwindet wenigstens mal alter Ballast. Natürlich will auch Outlook neu eingerichtet werden. Nervig jedoch, wenn dann wieder alle Einstellungen neu vorgenommen werden müssen. E-Mails selber sind kein Problem. Da diese per IMAP abgefragt werden, ist nur der Zugang zum Server neu einzurichten.

Aufwändiger ist da schon das Neu-Anlegen all der liebgewonnenen Regeln, die einem die Arbeit so schön erleichtern. Ich meine das automatische Sortieren ankommender E-Mails. Ich habe über 20 Regeln, nach denen meine Mails sortiert werden. Und wenn ich die neu anlegen muss, bin ich eine Weile beschäftigt. Aber: zum Glück kann man Regeln exportieren und auch wieder importieren! Geht sogar ganz einfach, ist nur ziemlich gut versteckt. Also der Button ist so schlecht zu sehen.

Über Extras >> Regeln und Benachrichtigungen… das Kontextfenster aufrufen und da findet sich dann der Button Optionen, hinter dem wieder ein Kontextfenster steckt.

Viele Nutzer klagen über die für manchen relativ sinnfrei erscheinende Sortierung der Outlook-Adressbücher. Wenn eine neue E-Mail geschrieben werden soll, und die Adresse soll aus dem Adressbuch bezogen werden, so klickt man auf “An” oder “Adressbuch” und alle vorhandenen Kontakte erscheinen. Standardmäßig sortiert Outlook diese Adressen nach Vorname, Nachname. Was gerade bei Unternehmensweiten Adressbüchern für Verärgerung sorgen kann. Wer kennt schon alle Kontakte, die das Adressbuch des Unternehmens aufführt mit Vornamen? Viel günstiger wäre es doch, die Kontakte so zu sortieren, wie sie unter “Speichern als” aufgeführt sind. Viele Nutzer wollen deshalb die Anzeige ändern und suchen sich daran regelmäßig zu Tode. Deshalb hier eine Anleitung für alle Versionen von Outlook.

Unter Outlook 97-2003:

Unter Extras>>E-Mail-Konten>>Vorhandene Verzeichnisse anzeigen. Hier das entsprechende Postfach ändern.

Unter Outlook 2007:

Hier ist der Weg ein klein wenig anders. Extras>>Kontoeinstellungen und hier den Reiter Adressbücher. Dort ein Adressbuch auswählen und  auf “Ändern” klicken. Im daraufhin erscheinenden Fenster kann die Einstellung vorgenommen werden.

Was leider nicht geht, ist eine eigene Einstellung für diese Anzeige zu definieren. Wobei die Frage im Raum steht, ob das wirklich nötig wäre. Im Zweifel gibt es ja die Suche…

In Excel 2003 gibt es unter Daten>>Maske eine Datenmaske mit der man, vorrausgesetzt es ist eine Zelle in einer Liste aktiviert, in dieser Liste suchen. Dabei enthält die Maske automatisch die entsprechenden Spaltenbezeichnungen der Liste.

Darin können dann neue Daten angelegt, gesucht, geändert und gelöscht werden. Eigentlich ziemlich praktisch.

nun ist ja unter Excel 2007 das Bedienkonzept komplett überarbeitet worden. Einen Befehl Maske sucht man in der Registerkarte “Daten” allerdings vergeblich. Ist dieses Feature etwa weggefallen?

Zum Glück nicht. Es ist allerdings ziemlich versteckt. Genaugenommen findet es sich in keiner Registerkarte. Aber wie kommt man jetzt an den Befehl?

Zum Glück gibt es ja die Schnellstartleiste. Diese kann ja beliebige Symbole aufnehmen und so eben auch das Symbol für die Datenmaske. Dazu in den Excel-Optionen auf Anpassen und in der Befehleliste den Befehl “Maske” suchen. Diesen über “Hinzufügen” in die Symbolleiste aufnehmen. Absofort steht der Befehl wieder zur Verfügung.